發(fā)布時間：2022-02-23 01:16:14
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理員崗位樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【關鍵詞】辦事處；檔案管理；高效化管理
在網絡信息日益發(fā)達的時代背景下，政府機構的信息化水平也在日益提升。辦事處檔案工作一直是政府機關檔案信息管理的重要組成部分，越來越受到政府機關的重視。傳統(tǒng)的檔案管理模式效率低下，難以適應現代政府對高效化檔案管理的緊迫需求。辦事處檔案管理的信息化為實現一般性檔案信息共享，為政府高效化檔案管理提供技術支持。
一、辦事處檔案管理存在的突出問題
第一，辦事處檔案管理缺乏標準化流程。檔案工作的標準化和規(guī)范化管理，是實現檔案工作效率提升的重要途徑。從技術上來講，辦事處檔案工作缺乏標準化流程主要是存在以下三個問題：一是辦事處的計算機軟件開發(fā)規(guī)劃不完善，導致軟件的實用性與普遍性存在明顯不足；二是各個辦事處的計算機類型和檔案設備難以統(tǒng)一，導致檔案管理不具備相同的硬件條件；三是網絡技術不健全和技術部門不支持所導致的檔案分類編碼標準難以統(tǒng)一，檔案管理的技術和業(yè)務標準無法實現統(tǒng)一2。這三方面問題嚴重限制著檔案工作標準化進程。
第二，傳統(tǒng)檔案管理辦法的約束作用。辦事處檔案管理的信息化建設要求運用計算機和網絡，而傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質文獻記錄為主，兩種工作方法存在較大的差異性。檔案管理員工普遍不愿采用新型檔案管理辦法，這種抵觸心理導致辦事處的檔案管理高效化難度加大。目前，辦事處檔案管理工作仍然局限于紙質文獻記錄，配圖、聲音、影像等存檔方式普遍不被檔案管理人員使用。相比現代化檔案管理方式，傳統(tǒng)檔案管理辦法更容易被檔案管理人員接受和使用，但傳統(tǒng)的檔案管理形式存在很大的制約性，已經無法滿足辦事處發(fā)展需求4。
第三，基層基礎設施建設不足，政府對基層檔案建設的投資力度有限。基層辦事處由于經費不足，檔案室等基礎設施建設落后，條件簡陋。例如，檔案柜基本是木質的，而且陳舊老化，缺乏日常維護。同時，檔案管理缺乏安全措施，沒有相應的防蟲防潮措施。有些基層辦事處辦公條件簡陋，沒有獨立的檔案保管室，檔案只能放在機關辦公室，嚴重制約了檔案管理工作的效率；有些辦事處由于檔案少，檔案室與雜物保管室合為一體，雜物、舊物堆滿房間，導致檔案管理工作難度加大，效率低下。
第四，政府機關的基層辦事處缺乏專職的檔案管理員。由于工作屬性原因，基層管理人員任務種類繁多，身兼多職，專業(yè)化、專職化程度有待提升。檔案管理的工作量大，津貼不足，檔案業(yè)務素質又要求高，基層檔案工作人員缺乏積極性。即使在崗，也一身多任，絕大部分時間被中心工作占用，沒有足夠的時間和精力進行檔案管理，導致檔案管理的質量和效率普遍不高。
二、辦事處檔案工作高效化管理的對策分析
第一，逐步構建標準化的辦事處檔案管理制度。辦事處檔案制度的標準化實施是高效化檔案管理的重要保障，能夠有效提升辦事處檔案管理的效率，節(jié)省檔案管理的時間成本和人力成本5。本文主要通過流程標準化和檔案文件規(guī)范化兩個層面進行辦事處檔案管理的標準化制度的構建工作。首先，通過流程標準化來實現辦事處檔案工作的高效化管理。主要是通過崗位職責的明確劃分和檔案文件的規(guī)范化處理來建立標準化的辦事處檔案庫和標準化的檔案借閱流程，從而保障標準化流程的順利實施。
第二，檔案信息化管理實現標準化。檔案信息化建設實現統(tǒng)一的標準和規(guī)范，有利于檔案工作人員效率的提升。檔案管理的實際操作只有依據統(tǒng)一標準，包括檔案收集、梳理、編排、檢查、溫度和濕度控制、防蟲、保存等工作標準的統(tǒng)一，才能夠保障檔案管理工作的統(tǒng)一化進程，保證檔案管理效率與質量的雙提升。同時，需要依據國家制定的相關標準，完善電子檔案管理的專用標準和規(guī)范，為檔案管理信息化建設提供有利條件。
第三，利用現代信息技術，促進辦事處檔案管理形式多樣化。現代信息技術的廣泛應用，為辦事處檔案管理的信息共享、存儲擴展提供了有利條件。通過現代信息技術的充分利用，建立檔案管理部門與其他部門的檔案信息共享機制。同時，檔案管理單位的檔案資料存儲空間的進一步擴大需要信息技術支撐，檔案管理存儲空間增大，利于聲音、圖像、影像等非紙質檔案資料的有效存儲，從而保障檔案資料的全面保存，為高效化檔案管理提供有力的技術支撐。
第四，逐步形成基層檔案建設的投資保障機制。為了保證檔案室建設所需的資金，基層辦事處需要形成投資保障機制。為了實現檔案工作的高效化管理，政府機構需要投入一定的資金添置、購買各種檔案設備與數字化技術。例如，保證局域網高速寬帶的接入，為檔案室專門添置移動硬盤和數碼相機等硬件設施，奠定數字化檔案工作的基礎。檔案室硬件配備方面，需要具備計算機、掃描儀、刻錄機、打印機和數碼相機；軟件方面，需要安裝量子單機版軟件，藏畫電子照片管理軟件等，建立辦事處自助式檔案網站，從而提升檔案管理效率，減少檔案管理的工作量。
第五，辦事處設置專職的檔案管理員，提升基層管理人員的專業(yè)化、專職化程度。辦事處需要設置檔案室及專職檔案管理員，通過明確的職責劃分和崗位津貼制度保證檔案管理員的專職化，保持其工作的相對穩(wěn)定。一是要責任落實到個人，將專職檔案管理員的工作任務與目標明確化；二是形成專職檔案管理員的激勵機制，保證其在崗津貼，提升檔案管理人員的工作積極性。
三、結語
辦事處檔案管理是政府檔案管理工作的重要組成部分，在檔案管理高效化的客觀要求下，辦事處檔案管理工作必須充分利用現代信息技術，促使檔案管理工作的質量與效率的提升，進一步符合國際標準化檔案管理的要求。引進電子檔案管理的全新理念，實現檔案管理的信息化，是政府高效化檔案管理的重要保障。
參考文獻：
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[3]宋斌路.加強電子檔案管理的幾個關鍵環(huán)節(jié)[J].華章，2011（20）.
[關鍵詞]檔案管理；信息化；元數據
1.檔案管理中存在的主要問題
勘察測繪研究院經過幾十年的發(fā)展，自身在檔案管理工作中已經形成了一整套比較完整的歸檔管理流程和機制，但是隨著全院生產管理和日常辦公信息化建設的迅速發(fā)展，特別是院內生產管理平臺――《勘測項目管理系統(tǒng)》的建設，原有的歸檔方式和歸檔內容已不能滿足目前的實際需要，主要體現在以下幾方面。
1.1紙質文件和電子文件分離管理
傳統(tǒng)的檔案管理主要是針對介質資料進行歸檔保存，但是隨著勘測技術設備的更新換代，測繪成果已經從傳統(tǒng)的模擬形式向數字化形式轉變，產生了大量的電子檔案成果，這樣導致檔案工作人員必須對同一檔案進行兩次工作，勘察測繪研究院設置的紙質和電子檔案管理員崗位工作既重復又因為判斷標準的不統(tǒng)一導致紙質與電子檔案的不統(tǒng)一，不但降低了工作效率，也不符合檔案一體化要求。
1.2檔案管理手段落后
檔案管理人員主要依靠手工登記造冊的方法，進行日常檔案的驗收、歸檔、借閱工作，資源分散管理，查詢利用不方便。歸檔目錄主要采用EXCEL進行原始的登記管理，安全性低、共享性差、檔案數據檢索效率低等。
1.3業(yè)務檔案增長迅速，數據量大
城市勘測單位每年承擔大量的工程項目，以某勘察測繪研究院為例，每年完成的勘測工程項目數約為4000項，再加上每年的合同、保密數據等歸檔數據，因此每年遞增的業(yè)務檔案案卷約為5000余卷，城市勘測的電子檔案中有相當一部分是以數據形式存在的，包含矢量地形數據、影像數據、柵格數據等多種類型，都是海量數據或數據庫。
1.4業(yè)務檔案的查詢和利用頻繁，查詢借閱工作量巨大
城市勘測檔案，尤其是測繪專業(yè)工程檔案的利用率和檔案查閱率非常高。勘察測繪研究院的每個測繪工程項目開展之前，都要收集項目所在地及周邊的相關資料，查詢、利用檔案是測繪工程項目的重要基礎和基本流程。隨著業(yè)務量的大幅增加，檔案的借閱查詢頻率也大大增加，傳統(tǒng)的手工借閱大大增加了檔案管理員的勞動強度，降低了資料的流動次數，間接降低了外業(yè)的生產效率。某勘察測繪研究院檔案資料中心每年提供近2000次的檔案資料查詢和利用。
2.信息系統(tǒng)設計思想
鑒于以上檔案管理中遇到的問題，我們感到檔案信息化工作的要求已經迫在眉睫。檔案管理信息化建設必須注重綜合應用，將原有的信息孤島向系統(tǒng)集成轉變。所以，必須將檔案信息化納入到勘察測繪研究院信息化建設的總體框架之中，建立新的電子文件形成、流轉、處置和監(jiān)控、收集、歸檔、鑒定制度，嚴格執(zhí)行安全管理和責任追究制度。目前勘察測繪研究院的信息化基礎設施建設已經形成了以勘測項目管理系統(tǒng)為主線，自主開發(fā)的自動售圖系統(tǒng)、數據上傳下載系統(tǒng)、控制點管理系統(tǒng)等系統(tǒng)為輔的生產管理信息框架。因此，我們考慮通過建設檔案管理信息化項目，來填補勘察測繪研究院整體信息化戰(zhàn)略在檔案管理方面的空白，延伸勘察測繪研究院的信息化道路。
2.1系統(tǒng)結構
經過對國內幾家較大的勘測院的考察比較，決定綜合檔案管理系統(tǒng)平臺采用商業(yè)檔案管理軟件，在此基礎上進行二次開發(fā)，與勘察測繪研究院的勘測項目管理系統(tǒng)實現無縫對接。系統(tǒng)采用C/S與B/S混合結構，C/S主要用于檔案管理員的歸檔、編目、審批等日常業(yè)務工作，B/S主要服務于用戶進行電子檔案的查詢、瀏覽和借閱（如圖1所示）。
2.2檔案移交部分
主要是利用SOAP/XML/WebService技術，通過二次開發(fā)，實現檔案管理平臺與勘測項目管理系統(tǒng)的流程自動轉接，完善項目管理系統(tǒng)的“資料管理”功能。使檔案的采集、移交、借閱工作與生產實際結合，并實現信息的共享流通。實現了紙質檔案和電子檔案一體化管理的要求（如圖2所示）。作業(yè)員按照項目類型歸檔模版進行電子文件的分類歸檔，大大減輕了檔案管理員的工作強度。
檔案管理員通過檔案管理系統(tǒng)進行檔案驗收，合格的檔案自動分為案卷和卷內進行檔案編號入庫。自動實現了檔案的分類、登記、條目與電子文件鏈接等主要管理工作。
2.3檔案查詢借閱部分
檔案入庫完成后，普通作業(yè)員可以通過網頁的方式對業(yè)務需要的檔案進行相關查詢，經過審批即可獲得瀏覽電子檔案或下載到本地的權利，提高了檔案資料的利用率，簡化了查詢借閱流程，大大提高了生產管理的工作效率。
2.4檔案管理制度建設
綜合檔案管理系統(tǒng)建設的同時，我們非常重視相關配套管理制度的建設，從信息化建設的角度重新梳理了檔案資料管理工作流程，參照國家相關行業(yè)標準，檢查完善了相應的管理制度和目標規(guī)范。重新制訂了《歸檔范圍及保管期限規(guī)定》、《檔案資料保密制度》、《工程項目資料歸檔管理規(guī)定》等相關規(guī)章制度。將原來的紙質檔案管理員和電子檔案管理員合并為一個工作崗位，實現了電子、紙質檔案一體化管理。
2.5系統(tǒng)下步建設構想
城市勘測電子檔案絕大部分與地理位置有關，所以為了更好地提高電子檔案資料的相互借鑒、重復利用程度、增加信息共享程度，進而為電子政務和社會信息化建設提供全方位、多層次的服務，可以考慮利用先進的GIS平臺和計算機網絡平臺，統(tǒng)一平臺、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一建庫、統(tǒng)一管理，實現對大量電子檔案信息的集成管理和共享應用。
3.結束語
我市勘測院綜合檔案管理系統(tǒng)的實施，將勘測資源管理與生產管理、技術管理有機地結合起來，實現OA，MIS，GIS的高度融合，使勘測資源采集、管理、分發(fā)自動化、提高勘測資源管理的質量，使之成為勘察測繪研究院的管理核心和信息資源中心。滿足了勘察測繪研究院檔案部門深化計算機管理的要求，緊密結合我市勘測院基礎地理信息生產以及更新維護體系，使地理信息的更新維護和項目檔案的管理實現了規(guī)范化，形成了一整套技術體系和現代化的檔案工作模式，實現了城市勘測數據的集中式管理與分布式應用，最大程度地滿足基于城市勘測業(yè)務流程化和信息化的建設需求。
參考文獻
關鍵詞：高校；會計崗位；收費崗位；不相容性；管理
高校收費管理是高校財務管理工作的重要環(huán)節(jié)，加強高校收費管理重要的措施之一，就是建立和完善收費管理內部控制制度，用制度來規(guī)范和約束高校收費行為，使收費工作有章可循，規(guī)范操作。內部控制制度中不相容崗位設置是在組織結構的源頭上加以控制；細化崗位分工、職責分離、互相牽制和監(jiān)督；避免設置由一個人擔任，既可以弄虛作假，又能夠自己加以掩蓋，導致差錯和舞弊行為的職務或崗位。
一、高校收費崗位現狀
1.法規(guī)現狀
《會計法》第二十一條規(guī)定，會計機構內部應當建立稽核制度。出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務賬目的登記工作。《會計基礎工作規(guī)范》第十二條也同樣強調了以上規(guī)定，但對目前高校收費管理崗位和會計其他崗位之間，以及內部各崗位之間的不相容性沒有提出具體的約定。這導致高校收費管理崗位的設置無法可依、無據可循。
2.崗位現狀
由于法規(guī)的欠缺，使得收費崗位設置和職能權限分工不盡合理。部分高校只設置一名工作人員負責全校的收費管理工作，擔當著收費管理的全部角色，從系統(tǒng)管理到實施具體收費操作無所不能。另外，還存在著票、款未分離，未設置收費復核和稽核崗位的現象。所有的這些現象都是崗位設置沒有滿足不相容崗位相分離、相制約的原則而造成的結果。
3.運行現狀
由于崗位設置存在的缺失和漏洞，導致在實際工作中運行出現了不少問題。高校普遍存在應收款管理不到位，財務收入核算與收費管理脫節(jié)。極易造成漏收、少收學生費用，甚至出現會計人員在收費工作中的舞弊現象，存在著較大的管理漏洞。業(yè)務流程設計不合理，未能實現有效控制，導致亂收費、不規(guī)范收費現象的發(fā)生。票據管理制度缺失，票據使用無任何領用及核銷手續(xù)、票據缺失。收費系統(tǒng)資料及檔案的管理不規(guī)范等。
二、不相容性分析
1.崗位內容的分解
收費管理是一個系統(tǒng)工程，要使得該工程能夠運轉則要求有工程運轉的基本條件。其中：人員和組織結構、實施工作硬件條件和軟件是基礎。
(1)織者、實施者：任何一個組織和系統(tǒng)在角色上都有組織者和實施者的區(qū)分；有領導者和被領導者的分工。收費管理這個系統(tǒng)同樣也存在著領導收費的管理者和具體執(zhí)行的操作人員的劃分。兩者不能合二為一，否則就亂了主次、不成體統(tǒng)。在實施者中還存在著基礎實施和帶有一定監(jiān)督性質的高級實施，“工人”和“監(jiān)工”或者是“生成制造”和“質量監(jiān)督”就成了區(qū)分他們的代名詞。同樣該兩者不能合二為一，否則就亂規(guī)矩、不成方圓，產品質量也就無法保證。
(2)工具、手段：要執(zhí)行這個系統(tǒng)工程，就必須有實施工具和操作手段。在信息化和現代化要求不斷提高的今天，實施收費系統(tǒng)工程不能停留在過去“手工作坊”的時代。提高工作效率、加強信息化管理、深入軟件控制已經是當今收費管理系統(tǒng)實行的基本要求。所以，運用計算機操作，規(guī)范化軟件管理，采取銀行托收的管理手段已經成為現實。另外，合法、合規(guī)的票據使用管理也成為收費管理的重要組成部分。
2.收費管理流程的梳理
(1)收費許可證制度流程：在收費前必須完成收費審批、報備案手續(xù)，在收費過程中必須進行收費公示和亮證收費的舉措。收費許可證年度檢查和定期、不定期的抽查和普查則是物價主管部門的事后監(jiān)督過程。所以，必須按照物價主管部門的要求認真落實許可證制度的要求，對事后監(jiān)督過程中自查、報告、接受審查等監(jiān)督流程同樣重視，對披露的問題或整改方案切實執(zhí)行，確保收費的合法性。以上，收費前、收費中、收費后的許可證制度是保證收費的合法性的必要條件，其中包括程序的合法性和收費內容(項目、標準、對象)的合法性。
(2)應收款信息流程：應收款信息包括了學生信息、標準信息、其他信息等。從學生招生信息的獲取，到學生收費信息的加工，到轉入收費系統(tǒng)的核對，再到收費主管的批準，最后操作員的收費實施，這是應收款信息主要流。在這過程中包括了對住宿標準、學籍(學分)標準、代辦費用標準等綜合后形成收費標準信息流。以上信息的來源和變動調整(包括減免、退還等)均依據物價部門、學工和教務部門、宿舍管理部門等提供的通知、申請資料。財務部門必須依據這些原始憑證進行增減、調整、變動。同時，這一系列的過程不能全部落實在一個人的職責之內，還必須按照操作、稽核、復核的內部流程進行處理。
(3)資金流管理流程：約定收費期間和時限及時將預算資金收入到位。對惡意欠費學生收取資金占用費用或滯納金等。對收費資金實行收支兩條線管理，按照財政對國庫資金管理的要求按時、足額上繳，財政也能及時撥付下達預算資金。嚴格執(zhí)行預算法律、法規(guī)，提高資金的效率性和規(guī)范性。
(4)檔案、資料流程：在收費管理過程中，信息記載和傳遞形成的檔案和資料除了電子的還有紙質的。從來源上看有外部獲取的，有財務內部制作的。從制作到使用，再到保管，作者認為最重要的是其真實性和歷史性。
3.不相容性的界定
根據授權審批與業(yè)務經辦、業(yè)務經辦與會計記錄、業(yè)務經辦與稽核檢查、授權批準與監(jiān)督檢查互相分離的要求，將收費管理內部控制崗位做到合理設置，職責權限的合理劃分，確保不同崗位之間權責分明、互相牽制。
首先，將收費主管與其他所有崗位區(qū)分，收費主管兼有行政管理的職能和業(yè)務管理職能，“管”和“做”分離。其次，將收費員與其他管理員按照“票、款分離原則”、“執(zhí)行和監(jiān)督分離原則”分離開來。再次，將系統(tǒng)管理員和審核員、按照“相互監(jiān)督、相互制約原則”分離開來。最后，檔案管理員則自然獨立于收費其他崗位，充當者“史官”的角色。
三、管理建議
1.崗位設置和分工
建立合理、嚴密的收費系統(tǒng)的組織結構，完善崗位責任控制，合理分工、明確職責、確保不相容崗位相分離；各崗位之間相互監(jiān)督、相互制約，權責分明，將風險降到最小程度。崗位設置建議如下：
(1)核心崗位：收費主管崗、審核崗、收費崗；
(2)協助崗位：系統(tǒng)管理崗、票據管理崗、檔案管理崗。
“協助”和“核心”的區(qū)別不是字面上意義的重要或大小的分別；從收費管理的角度看，而是從屬與非從屬的關系。從整個財務管理的角度看，協助崗位可同時從事著除收費以外的系統(tǒng)管理、票據管理和檔案管理工作。但，就收費管理而言，協助崗位是必不可少的。它和核心收費崗位之間的關系是：服務于收費、監(jiān)督于收費。
各崗位分工明確、責任明晰。收費主管，組織和協調收費管理
工作，包括財務以外的業(yè)務部門和收費管理其他崗位人員之間的關系。具體負責收費許可、物價檢查等工作。向上級領導匯報收費工作，監(jiān)督、考核所領導各收費崗位人員執(zhí)行政策制度情況。復核由審核員提請的各類申請、報告、報表等。收費員，主要負責收取學生學雜費，并開具收費正式票據；根據審核和復核過的資料、手續(xù)處理各種原因的退費和減免等學生信息變動，登記學雜費緩交資料。制作日報表、統(tǒng)計表。審核員，主要審核收費員提請的學生信息、應收款變動信息、其他信息是否與學工、教務等部門提供的原始信息的真實性、一致性。審核日報表、統(tǒng)計表與收費系統(tǒng)的一致性、及時性。系統(tǒng)管理員，負責對收費系統(tǒng)進行維護，保障系統(tǒng)的正常安全運行；
及時對收費公開查詢系統(tǒng)的數據進行更新；每天對系統(tǒng)數據進行備份并妥善保管，保證收費數據的安全與完整。票據管理員，主要負責收費票據的購買、發(fā)放、收繳和保管工作。在收費管理系統(tǒng)中進行票據登記。檔案管理員，保管電子和紙質的收費憑證、資料、報表等。裝訂成冊、定期歸檔。在歸檔、查閱、移交、銷毀等重要環(huán)節(jié)關嚴格按照檔案管理制度執(zhí)行。
2.制度建設
(1)建立稽核審批制度
從崗位上看，收費主管對收費審核員和收費員、審核員對收費員存在著全面的稽核和被稽核的關系。系統(tǒng)管理員、票據管理員、檔案管理員對收費主管也存在著定向稽核關系，主要針對其主管使用的收費系統(tǒng)、收費票據、收費檔案。
從內容上看，對應收款的增減進行稽核，對學生信息的變動進行稽核。由收費員根據接收到的申請?zhí)岢觯瑢徍藛T根據相關規(guī)定進行審核，審核后再報收費主管復核。
從形式上看，建立報表制度，有日報、月報、年報等。通過表與表、表與系統(tǒng)數據、明細表和統(tǒng)計表核對來實現稽核與控制的目的。
(2)備查登記制度
備查登記制度就是對進入收費流程的電子信息和紙質信息建立收費檔案登記造冊，以便備查。不管是從外部獲取的還是財務制作的，凡是涉及到收費信息的均嚴格按照檔案管理要求進行管理。包括審批單、通知單、調整資料、各類報表等分類管理。對電子信息，系統(tǒng)管理員還要負責定期備份數據，復制數據，雙硬盤雙重備份，分開存放，注意防火防潮，以免同時毀壞、無法恢復。
(3)票據核銷制度
建立票據的入庫、領用、校驗、核銷制度。使用票據管理核銷系統(tǒng)，對采購來的每一張票據的即時狀態(tài)做到完全明確。對開具的票據做到和賬務核對100％，對每一本票據核銷后產生核銷單。核銷單能確定票據所在的記賬憑證號和票據用途、金額等要素。對核銷過程中發(fā)現的問題及時整改，確保收費票據使用的合法、合規(guī)性和保管的完整、安全性。
四、討 論
本文從工作實踐出發(fā)，歸納總結了目前我國高校在收費管理崗位設置上存在的問題。通過梳理和分析，對收費管理崗位內不同崗位之間的不相容性進行了剖析，對崗位設置、制度建設的管理提出了不同的見解。但本文在理論上還有提升的空間。作者期望廣大同行攜手一起在理論研究和工作實踐上進行更為深入的探討和交流。作者更期望教育管理部門或財政管理部門盡早出臺相關管理規(guī)定，將其規(guī)范管理制度化。保障學校崗位設置規(guī)范合理、運行有序；加強內部控制管理，保證收費管理的良性循環(huán)。
參考文獻：
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一、整理后的檔案分類及要求
目前學校的檔案管理主要分為幾大項：教學管理、學生學籍、教師業(yè)務、培訓學員。關于培訓科的檔案是以“期”的形式來整理裝訂的，分為安全培訓、安全復訓和班組長培訓，以及一些專項培訓。
1.安全培訓檔案
安全培訓檔案包括：總結、辦班審批表、考核申請表、受理申請、考核發(fā)證統(tǒng)計表、成績單、考勤表、課程表、座談會記錄、班主任日志、學員登記表、學歷證明、省份證復印件、實操考試題、實驗報告和體檢表。
2.安全復訓檔案
安全復訓檔案包括：總結、辦班審批表、考核申請表、受理申請、考核發(fā)證統(tǒng)計表、成績單、考勤表、課程表、座談會記錄、班主任日志、違章證明、學員登記表、體檢表和身份證復印件。
3.班組長培訓檔案分一人一檔
班組長培訓檔案分一人一檔和一期一檔，一人一檔包括：
目錄、考卷、身份證復印件、學歷證明、心得體會和學員登記表。
4.班組長一期一檔
班組長一期一檔包括: 總結、座談會記錄、班主任日志、考勤表、課程表、成績單、標準試卷、考場座次表、課堂效果評估表及培訓質量綜合評價表。
5.專項培訓
專項培訓包括：簽到表、試卷、評估表和學員登記表。每期還有對教師的考評和行為層跟蹤效果表，以及老師的教案。每一期的檔案裝一個檔案盒，檔案盒封面上寫上期別、日期、工種、人數，讓人一看一目了然。
檔案管理員要有思想教育意識，弘揚檔案管理員艱苦創(chuàng)業(yè)、甘為人梯的奉獻精神，樹立良好的職業(yè)道德，遵守、保守機密。并能始終保持競爭意識，不斷地去學習，努力提高自我的應變能力和適應能力。檔案管理員要把人生中最美好的黃金時間獻給檔案工作，在這個默默無聞的崗位上，以快樂的心態(tài)和“要做就做最好”的自我要求，干好本職工作，雖然這項工作很枯燥，但要用自己的耐心、細心、恒心、愛心、平常心、愉悅心對待本職工作，做一名快樂的檔案管理員。
二、不斷夯實檔案基礎，加大檔案管理力度
1.高度重視，加強領導
學校領導高度重視檔案管理工作，不斷加強對檔案管理工作的領導，真正做到認識到位，組織到位，措施到位。學校不僅配備了具有檔案管理資格的人員擔任檔案管理工作，來進一步加強檔案管理，而且在檔案設施上不吝嗇投資，配備了專用的檔案室，撥出經費為檔案室配置了檔案柜，使檔案管理在硬件上有了保障，適應了檔案管理的需要。
2.加強制度管理，規(guī)范檔案管理
為進一步加強檔案管理制度建設，規(guī)范學校的文書檔案管理，自學校檔案室成立以來，學校先后制定了一系列檔案管理規(guī)章制度。明確了檔案工作職責和任務，以及歸檔范圍和整理要求，使各有關科室對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依。在歸檔過程中，學校檔案所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打印；文件、材料的歸檔全部使用檔案專用的檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存，使學校的檔案逐步走向規(guī)范化、科學化管理軌道。
三、存在的問題和今后檔案工作的重點
2、公司檔案業(yè)務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國家有關規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規(guī)定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產經營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業(yè)須保留的，綜合處保存復印件。
4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務活動中的有關請示報告及上級領導批復，屬付款性質的，由財務處保存原件；屬人事問題的，由勞資員保存原件；屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業(yè)資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理保存一份，財務處及業(yè)務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。
7、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準；借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批準。
關鍵詞新形勢；檔案管理；規(guī)范化對策
目前中國處在新時代背景下，現代化信息技術普遍運用于社會的生產和生活中。特別在檔案管理工作方面，逐步在健全信息化管理體系。現代化信息技術給檔案管理工作帶來發(fā)展新機遇同時，仍然遇到了大量的問題。如何在新形勢下，加強檔案管理工作，促進檔案管理工作的規(guī)范化，這是值得我們研究的重大目標。
1在新形勢下檔案規(guī)范化管理遇到的問題
在新形勢下，為檔案管理工作注入了新活力，促使我國檔案管理工作取得了一定的成績。但是不容忽視的是，我們同時也遇到了一系列的挑戰(zhàn)性問題，導致檔案管理工作存在著很多的隱患，并不能適應我國檔案事業(yè)改革發(fā)展的要求。
1.1不重視檔案管理工作
在新形勢下，檔案管理工作的內容比較多，具有一定的復雜性，對檔案管理者有了更嚴格的要求。加強檔案管理工作，保證檔案管理工作更加規(guī)范化具有重大的意義。但是據了解，有部分檔案單位管理者，還沒有意識到規(guī)范化管理的重要性，不僅還沒有編制完整的制度，規(guī)范和約束檔案管理工作，并且檔案管理方法存在一定的落后性，鑒于此情況下，導致檔案管理工作存在很多的隱患，并不能適應現代化檔案管理工作的要求，嚴重影響了檔案管理工作的效率和質量。以此同時，大部分企業(yè)比較重企業(yè)經濟效益，而忽略檔案管理工作，使得在檔案管理方面，投入力度嚴重缺乏，致使資源配置工作具有局限性，職工的責任心不強，并缺少健康進取思想，檔案管理工作達不到新形勢創(chuàng)新的要求，經常沿用以前的方式，檔桿管理工作難以規(guī)范化的發(fā)展。
1.2檔案管理體系不健全
隨著社會和經濟飛快的發(fā)展，促進了國內多數企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)的管理制度逐步的健全。然而關于企業(yè)檔案管理工作，依然缺乏健全的檔案管理制度，致使檔案管理者操作缺乏規(guī)范性，并且檔案管理工作在落實的時候不規(guī)范；相關資料顯示，目前有部分企業(yè)尚未針對已有的檔案管理制度進行創(chuàng)新，不符合在新形勢下檔案管理和運用的要求，還是在使用過去的檔案管理體系，這樣導致檔案管理工作，發(fā)生激烈的矛盾，檔案管理工作效率降低，檔案管理工作很難實現規(guī)范化。
1.3管理方法落后、信息化程度較低
目前我國的計算機技術、互聯網技術、現代化信息技術都得到飛速的發(fā)展，這些高科技廣泛運用于人們的工作和生活中，在促進社會發(fā)展中起到重要的作用。通過將先進的技術應用于檔案管理工作中，符合新形勢對檔桿管理工作的要求。但是現階段技術和管理有效地結合，仍然存在缺陷，還沒有創(chuàng)建網絡管理平臺，在檔案管理方面，信息化程度比較低，一般采用的檔案管理方法，就是紙制以及手工登記方法，導致檔案缺乏完整性和準確性，不利于檔案的利用，降低了檔案管理工作的質量和效率，還沒有構成檔案和現代化技術結合的關系。具體的來說，目前國內的網絡化和信息化水平明顯地上升，但是在檔案管理企業(yè)，由于受到了人為或外因素的影響，大多數企業(yè)還沒有將先進的信息化技術應用到檔案管理中，難以使信息化技術起到突出的作用，導致檔案管理工作存在很多的隱患，信息化以及規(guī)范化程度待提高，致使檔案管理工作產生低效化以及低質量現象，不利于企業(yè)良好的發(fā)展。
1.4檔案管理員素質參差不齊
在新形勢下，要求檔案管理工作更加規(guī)范化和信息化，所以對檔案管理員，有了更嚴格的要求。不僅要檔案管理員具備專業(yè)化知識，還要求掌握現代化技術。但是現階段檔案管理員的素質參差不齊，有部分專業(yè)化程度較低，特別是計算機的應用和先進管理軟件的應用，有一些檔案管理員還沒有掌握，只是歸納和整理相關檔案資料，缺乏自主地采集檔案資料的認識，并且檔案管理人員缺少培訓，知識和技能難更新，導致有部分檔案管理者無法突破傳統(tǒng)管理模式的束縛，從而不能很好地適應信息化和規(guī)范化檔案管理工作的需求。
2在新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的策略
2.1重視檔案管理工作的規(guī)范化
對于檔案單位的領導者而言，他們應及時更新理念，充分地認識到檔案管理工作的重要性以及必要性。首先單位領導者要明白檔案規(guī)范化管理的作用以及意義，在檔案管理工作中，合理的分配規(guī)范化檔案管理的人力、設備以及財力等資源，從而為企業(yè)更好更快的發(fā)展打下堅實的基礎，幫助企業(yè)獲得更大的市場競爭力。具體的來說，作為檔案單位領導者，不僅要重視檔案管理工作的規(guī)范化，還要求在檔案管理工作方面，加大投入力度。例如說，在檔案管理工作過程中，對那些運作時間長，經常要維修、并且較落后的計算機，有必要進行淘汰掉，對計算機進行更換或者是更新，增加全新型具有良好性能的計算機，同時要安裝最正版、最新出、較有名的信息管理軟件。另外在檔案單位內部，還可以設立維修部門，招收具備專業(yè)化計算機知識和技能的人員，定期對計算機設備展開檢修和保養(yǎng)，對軟件實時更新、對病毒進行查殺，以此保證檔案管理工作更加規(guī)范化和信息化。
2.2健全檔案管理體系
從客觀的視野來分析，在新形勢下開展檔案管理工作，要求在各方面采取有效的處理，不可以存在任何的隱患。從縱觀全局的角度分析，檔案管理工作經常產生諸多的問題，少不了相關規(guī)章制度的影響。所以在檔案管理工作中，不僅要構建完善的檔案管理體系，還應當針對現有的檔案管理制度進行創(chuàng)新和改革，從不同的方面處理好健全檔案管理制度的問題，彌補制度存在的一些不足之處，本質上改善檔案管理工作的質量。首先是細節(jié)方面的制度，有必要堅持貫徹落實。我國人口數量大，所以檔案的數量也很大。鑒于此狀況下，全部的檔案，都應當健全細節(jié)管理工作，包含了編號處理工作、錄入處理工作、取出管理工作、轉移處理工作等。在進行每一項工作的時候，都需求進行具體的記錄，而且將相關的責任落實到負責人，讓檔案管理員清晰自己的職責，防止存在模糊問題。其次是整體方面的制度。目前的檔案管理工作，已經獲得了廣大人們群眾的關注，不論是哪一個方面發(fā)生了問題，必然會構成一定的影響。只有對檔案管理制度進行階段性更新和改革，對制度內容結構加大優(yōu)化和彌補力度，才可以確保檔案管理工作的規(guī)范化開展，實現有據可依的目的，最后創(chuàng)造出很高的社會價值。
2.3優(yōu)化檔案管理的方法和技術
在新形勢下，企業(yè)檔案管理工作加快了發(fā)展的步伐，過去的檔案管理技術和方法，已經難以符合規(guī)范化檔案管理的要求，特別遇到差異性明顯、類型多樣化、形狀不統(tǒng)一的紙制檔案資料，要想實現檔案規(guī)范化管理，具有一定的難度，過去落后的人工管理方法，不僅要投入了大量的精力和時間，而且有可能效果卻不佳。鑒于此，通過將先進的新興電子技術和信息化技術，有效運用到檔案管理工作中，使得計算機操作檔案管理工作，更具便捷性和高效性。但值得我們注意，在檔案管理工作過程中，使用先進的科技，即便獲得較大的機遇，同樣會面臨極大挑戰(zhàn)。首先要加強現代化技術的實效性，在檔案管理員努力下，了解新形勢下檔案管理工作具體的要求和存在的問題，將管理和技術有效地結合，研發(fā)出符合企業(yè)實際需求的信息化和現代化檔案管理系統(tǒng)，從而使現代化技術在檔案管理工作中起到有效的作用。與此同時，將現代化技術融入到檔案管理工作時，要十分重視安全防范工作，保證檔案具有規(guī)范性和保密性，避免檔案由于技術工具使用不合理，而發(fā)生檔案泄漏或者丟失的現象。所以還需要強化加密系統(tǒng)建設，對于電子檔案系統(tǒng)進行定期性檢查，對電子檔案具有的登陸功能加以完善，保證電子檔案更具安全性。除此之外，在提升單子檔案信息化水平的時候，應當擯棄過去人工管理方法，可以給各份資料創(chuàng)建一個電子檔案，例如針對全部人工記錄資料，通過用掃描儀，將資料掃入到計算機里面，進而生成電子檔案，并且保證日后錄入檔案都是以電子檔案為主，通過相關檔案管理軟件，把全部檔案資料根據類型和時間實施歸檔好，還應當創(chuàng)建專業(yè)的電子檔案目錄，便于日后查找和翻閱，提高檔案查找的效率，節(jié)約人力的時間的投入，進一步提升檔案管理工作的質量和效率。
2.4培養(yǎng)檔案管理者的素質
在新形勢下，要求檔案管理工作更加規(guī)范化。由于檔案管理工作的內容比較多，信息量比較大，管理具有復雜性和難度，對檔案管理工作人員要求比較高，作為一名檔案管理者，一定要具備良好的綜合素質。但是據了解，目前企業(yè)檔案管理工作人員的素質良莠不齊，有些檔案管理員并沒有達到相關崗位的要求，特別是不擅長運用信息化技術。所以說，有必要培養(yǎng)檔案管理者的整體素質，企業(yè)可以了解市場環(huán)境，結合檔案管理者的具體情況，從而制定出培訓計劃，并且針對性加強培訓教育，幫助他們豐富檔案管理知識，提高他們運用信息化技術的水平，并且規(guī)范檔案管理員的行為，增強他們的責任心，從而提高檔案管理工作的效率，保證多項檔案管理工作更加規(guī)范化進行。
3總結
在新形勢下，企業(yè)的檔案管理工作獲得了一定的發(fā)展機遇，同時受到諸多因素的影響，也存在極大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式，已經不能適應信息化和現代化管理的要求，要求檔案管理工作更加規(guī)范化。這就要檔案單位充分地意識到檔案管理工作的作用，結合企業(yè)的實情，構建完善的檔案管理體系，通過先進的管理方法和技術，提升檔案管理的信息化水平，并且做好人才培養(yǎng)工作，從而推動檔案管理工作的規(guī)范化。
參考文獻
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關鍵詞：檔案管理；大集團企業(yè)；管理體系
中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2014）2-0072-02
F集團有限公司成立于1980年，是與特區(qū)同齡的總部經濟企業(yè)，是某市目前僅有的兩家總部經濟企業(yè)之一。從成立之初的3 000元起家，最初的5人房地產經理部開始，到2010年底，F集團以房地產開發(fā)為主，以住宅地產、商用地產、物業(yè)管理服務、國際化教育配套、公益性生態(tài)環(huán)境建設、汽車貿易銷售、創(chuàng)意文化傳播等多元化全面發(fā)展的全價值鏈，形成房地產開發(fā)、金融投資業(yè)務、文教旅游業(yè)務、城市綜合服務業(yè)四大業(yè)務板塊，發(fā)展成為一家多元化控股企業(yè)集團，擁有資產總額550億元，凈資產250億，員工總數超過5 000人。
隨著資產規(guī)模不斷發(fā)展壯大，市場上多元化的戰(zhàn)略機遇層出不窮，F集團下屬企業(yè)數量日益增多，到2013年止，擁有超過80家控股或全資子公司。但是由于發(fā)展迅猛、組織架構過快膨脹，內部來不及配備像樣的檔案管理工作隊伍，仍停留在相對隨意性和粗放化管理，導致了盡管集團總體上步入高速發(fā)展成熟期，而在檔案管理方面則相去甚遠。在現代企業(yè)管理下集團公司檔案管理工作指的是集團公司檔案的宏觀管理和檔案業(yè)務的內部微觀管理。本文著重于構建集團公司的宏觀管理體系。
1 F集團檔案管理體系構建的總體目標和管理架構
1.1 F集團檔案管理體系的總體目標
根據不同企業(yè)所在行業(yè)特點及發(fā)展程度不同，通過對F集團檔案管理現存問題的綜合分析，借鑒先進企業(yè)檔案管理經驗，結合F集團未來發(fā)展規(guī)劃，我們提出了檔案管理的總體目標：建立F檔案信息中心，高效安全利用信息資源，力爭一級甲等管理標準。
1.2 F集團檔案管理體系的架構及主要內容
根據已經制定的檔案管理體系的總體目標，結合F集團檔案管理現狀和特點，在綜合評估適應未來管理需要的各項管理制度的基礎上，提出了檔案管理體系的架構及其相關內容。
1.2.1 體系組織架構
集團下屬各分公司設專門檔案管理員，每個管理員負責不同的管理工作。
1.2.2 管理職責定位
集團檔案管理員：以編章定規(guī)、監(jiān)督檢查、指導服務為主，分類整理以集團名義發(fā)文呈文的所有資料及被委托檔案。
下屬公司檔案管理員：分類整理檔案，統(tǒng)籌指導分支資料員，參照集團規(guī)范編制細則，接受集團檔案室監(jiān)督指導。
分支兼職資料員：收集、簡單整理資料，登記臺帳，定期移交檔案室審核入庫。
1.2.3 管理模式與主要業(yè)務流程
①管理模式：統(tǒng)一領導、分級管理、統(tǒng)一方式、定期報備。“統(tǒng)一領導”是指集團檔案室負責履行集團檔案工作的宏觀管控職能。“分級管理”是指以公司為單位實行檔案集中統(tǒng)一管理；由于公司的所有制、規(guī)模、管理形態(tài)及經營范圍的不同， 可以建立自己的檔案管理機構， 也可以委托集團公司檔案室集中統(tǒng)一管理。“統(tǒng)一方式”是指“集中統(tǒng)一管理”的形式統(tǒng)一化；即由集團統(tǒng)一制定檔案管理制度和相關標準，各子公司根據本單位實際情況，制定檔案管理辦法或細則；參照集團的檔案分類方案示范文本，編制檔案分類方案；與集團統(tǒng)一管理方式，如統(tǒng)一呈批文件臺帳，或購買同一檔案管理系統(tǒng)進行數字化管理等。“定期報備”是指定期將本公司檔案管理信息上報集團備案。
②檔案宏觀管理流程如圖1所示。流程描述了文件資料從收集、整理直至審核、入庫的歸檔過程。
③F集團檔案管理相關配套管理政策。為保證體系順利運行，還需要一系列配套的制度支持和完善該體系，包括檔案工作責任追究制度、文書檔案管理制度、基建管理制度、專業(yè)檔案管理制度、聲像檔案管理制度、檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案查閱、借用制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案利用制度、電子檔案管理制度、檔案管理系統(tǒng)操作制度、檔案庫房管理制度等，還要編寫業(yè)務規(guī)范，如文件檔案整理規(guī)范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范、檔案管理應急預案等。
2 F集團檔案管理實施方法和步驟
①摸底調查，目的掌握企業(yè)檔案的具體情況。包括檔案載體的基本構成和通常流向、常規(guī)業(yè)務檔案、行政管理類檔案及涉及商業(yè)機密的技術檔案等門類，以及相關管理人員的流動頻率等基本情況。
②考察學習，借鑒經驗。由集團領導帶隊，檔案相關人員參加，到檔案管理水平先進的企業(yè)學習。
③召開集團檔案知識普及培訓，著重增強全公司特別是高管的檔案意識。可內訓，也可邀請外聘老師。
④成立集團檔案工作領導小組，隸屬于集團檔案室管理，小組配備滿足需要的專兼職檔案人員，并及時根據人員變動情況進行調整。明確專兼職檔案管理人員的職責，細化管理程序，為各公司檔案人員提供一個經驗交流的平臺和機會，每年開展經驗總結、學習交流、外出學習等活動，增進檔案同行的互相了解、溝通，共同提高管理技能和水平。
⑤編制“檔案管理體系人員名單”臺賬，并根據人員變化情況隨時調整，不間斷地保持與各單位有關人員的業(yè)務聯系，隨時解決他們遇到的各種難題，使檔案在所有的企業(yè)中能夠有人管，確保日后與集團總體發(fā)展同步、不滯后，及時準確記錄集團發(fā)展的每一個足跡。
⑥定期召開檔案工作例會，搭建溝通信息、互相協調的平臺，及時發(fā)現、提出問題，展開討論，商定對策。
⑦完善的檔案管理制度和業(yè)務規(guī)范，編寫集團檔案管理工作指南。結合檔案工作實際，根據《廣東省企業(yè)檔案工作規(guī)范測評標準》要求，參考檔案局的《房屋建筑工程竣工檔案驗收整理指南》、《市政工程竣工檔案驗收整理指南》、《機關文書檔案歸檔范圍和保管期限表》等業(yè)務指南，建立一系列相應的檔案管理制度，從制度上明確規(guī)定文書、基建、設備、聲像等檔案的歸檔范圍和要求。同時把集團公司文件的形成、積累、歸檔納入工作程序中，納入工作計劃管理中，納入有關人員的崗位責任制中。完善動態(tài)管理，落實獎懲工作，確保集團公司檔案材料的完整，更好地為集團各項業(yè)務開展服務。
⑧根據新規(guī)范標準，選取時間節(jié)點，回溯調整歷史文檔，嚴格要求新生文檔。
⑨進行檔案軟件需求調查、分析評價確定功能、篩選所需檔案軟件；選取試點實施檔案軟件信息化，逐步推廣。在系統(tǒng)中，文檔通過協同辦公自動化模塊實現電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程、設備檔案通過在線系統(tǒng)、離線客戶端進行多個項目、設備的收集、編目等工作，滿足工程檔案利用現代化工具進行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。集團檔案管理人員對歸檔文件進行明晰化、系統(tǒng)化的梳理，在做好集團文件分類的基礎上，實現以某個知識為主題，分析與其他知識在橫向上縱向上的關系，將歸屬于不同分類的檔案在邏輯上組織和聯系起來，充分實現檔案資源的共享。
⑩主動邀請檔案局領導視察，為集團檔案室申請評級做準備。
3 實施保障措施
①加強教育與宣傳力度，做好全面動員工作。推進集團公司檔案管理是涉及集團全局的系統(tǒng)工作，是貫穿從管理層、到各職能部門和業(yè)務部門、直至相關一、二級子公司的全員性的工作，需要全員參與，所以在集團內部加強全面檔案管理的宣傳力度，對檔案管理的重要性、必要性進行大力宣傳，強化全體員工的檔案知識教育和培訓工作。
②集思廣益，廣納良言，保障信息暢通，不斷完善檔案管理的過程。檔案管理是一個持續(xù)，不斷反饋，不斷完善的過程，是一個動態(tài)的循環(huán)機制，只有開始，沒有結束，在實際工作中會隨集團業(yè)務的變化而接觸到不同的行業(yè)，因此需要良好的溝通渠道，上下通達，及時調整或編制新的檔案管理規(guī)定和要求。
③加強檔案管理專業(yè)人才隊伍建設，不斷提高檔案管理的專業(yè)化水平。由于集團業(yè)務繁雜，涉及行業(yè)廣泛，所以不僅要求檔案人員是檔案管理的專業(yè)人才，還應是了解企業(yè)多方面知識的通才。只有掌握了相關行業(yè)知識，檔案人員才可嚴把質量關。
④嚴格責任、強化執(zhí)行，加大考核力度，建立考核問責機制。為確保檔案管理各項制度落到實處，將檔案管理績效與崗位職責、責任追究制度相結合，將工作考評與檔案管理掛鉤，建立一套科學有效的評價和激勵機制，以保證在員工內承受度下順利實現。
⑤強化檔案管理與其他業(yè)務管理體系的有機協同。檔案管理體系并不是孤立的管理體系，很難將它單獨模塊化，它是一項涉及各項管理活動的系統(tǒng)工程。因此，這項工作雖然由集團檔案室負責統(tǒng)籌推進，但是要將其滲透到各個管理層級、各業(yè)務管理崗位的具體業(yè)務管理者工作中去，融入到集團的整個管理系統(tǒng)中去。作為集團檔案管理者，必須擴寬管理視野，及時更新知識結構，扎根集團各行業(yè)檔案工作中，努力探索完善檔案管理體系結構，實現集團檔案信息價值的最大化。
參考文獻：
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身份證明主要包括居民身份證和暫住證，要求必須是有效證件，不能超出法定有效期。復印件必須清晰，不能模糊不清，如果原件復印不清楚，可放大一倍，但不允許畫描或涂改。3.身體條件證明。必須是縣級或者是部隊團級以上醫(yī)療機構出具的有關身體條件證明，查體表上個人信息欄目要填寫完整，并且有本人、醫(yī)師簽字，體檢專用章必須壓蓋照片。4.培訓記錄。駕駛培訓記錄上必須記載參加培訓的科目和學時，并且有學員和教練員簽名、培訓機構扣章。一般理論培訓不少于7天，術科培訓不少于20天。其他材料。主要包括：《拖拉機（聯合收割機）駕駛技能準考證明》、《拖拉機（聯合收割機）駕駛人考試成績表》、《拖拉機（聯合收割機）駕駛證業(yè)務流程記錄單》。這些材料由規(guī)定的崗位按照業(yè)務流程遵循“誰辦理、誰簽章、誰承擔責任”的原則完成填寫、簽章（包括辦理日期）。（四）業(yè)務領導崗審核。各崗位收集填寫的材料最后匯集到領導崗，經業(yè)務領導審核簽章后轉到制證崗，核發(fā)農業(yè)機械駕駛證。領導崗審核的主要內容：1、駕駛證申請人提供的資料是否齊全、合法；2、辦理程序是否符合規(guī)定；3、填寫的格式、內容、簽章是否完整等。
檔案的整理
檔案管理崗應當將以下材料存入檔案：1《.拖拉機（聯合收割機）駕駛證申請表》2.申請人身份證明復印件3.身體條件證明4.考試成績表5.準考證明6《.拖拉機（聯合收割機）駕駛證業(yè)務流程記錄單》7.駕駛培訓記錄8.理論考試試卷編目裝訂。檔案管理崗將農業(yè)機械駕駛員檔案辦理接收手續(xù)后，逐檔填寫《拖拉機（聯合收割機）駕駛證檔案材料目錄》，并進行裝訂成冊。裝訂時，按照以上所列順序排列裝訂，通常采取左側裝訂的方式進行裝訂。填寫檔案袋。拖拉機聯合收割機牌證檔案、拖拉機聯合收割機駕駛員檔案通常采用“一機一檔、一人一檔、分別保管”。因此每輛車、每個人都必須填寫檔案袋。檔案袋上必須填寫完全，不應該存有漏項。駕駛員檔案必須填寫：檔案編號、駕駛證號、駕駛員姓名及家庭住址。為了方便查找檔案，檔案封口處在同一方向應當標注檔案編號。（四）檔案上架。上架是檔案整理的最后一道工序。檔案室保管檔案一般按照分類進行整理和保管的，因此在檔案存放時，首先應按檔案分類來進行，即同類型檔案放在一起。當確定了檔案的排列順序后，就可以安排上架。上架的次序應根據檔案架（柜）的編號依次進行。檔案的存放方式一般有兩種：豎放或平放。拖拉機聯合收割機牌證檔案、拖拉機聯合收割機駕駛員檔案通常采取橫著豎放，開口朝外，并且從左往右、從上往下排列。
